Phác thảo hợp đồng cung ứng logistics đã bao gồm tất cả các điều khoản cần thiết

George Muha, giám đốc khu vực của đơn vị cung cấp giải pháp và dịch vụ logistics theo hợp đồng – Transportation Insight, đã đưa ra lời khuyên cho các yếu tố quan trọng bao gồm trong hợp đồng cung cấp dịch vụ.

1. Thiết lập ngày bắt đầu và kết thúc.

Sắp đặt một ngày để đưa ra các kì vọng ban đầu, và một ngày kết thúc để cho việc tổ chức dịch vụ luôn sẵn sàng khi gia hạn đến lúc cần gia hạn hợp đồng.

2. Hãy đảm bảo điều khoản thanh toán được rõ ràng.

Công việc kinh doanh cần được chi trả đúng hẹn. Vì thế, hợp đồng vạch ra những kỳ vọng thanh toán là rất quan trọng. Hãy đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu được điều khoản thanh toán giúp tránh những rắc rối trong tương lai.

3. Yêu cầu mức giá thấp hơn để đẩy nhanh tiến độ thanh toán.

Trong đàm phán, không gì có ưu thế hơn một vòng quay thanh toán ngắn hạn. Nếu như bạn có khả năng chi trả nhanh hơn điều khoản thanh toán được đề nghị, hãy yêu cầu giảm giá để thanh toán sớm hơn.

4. Tránh những cuộc thảo luận hình phạt vì thanh toán chậm trễ.

Có rất là nhiều điều khoản dịch vụ bao gồm phạt vì thanh toán chậm trễ. Đừng tốn thời gian tranh luận về những điểm cụ thể của điều khoản này nếu như đơn vị cung cấp có lý do hợp lý chứng minh cho việc bạn có vấn đề về thanh toán, toàn bộ thỏa thuận có thể bị sụp đổ. Bạn sẽ không cần phải quan tâm nhiều tới vấn đề này nếu như bạn chỉ đơn giản là yêu cầu thêm thời hạn thanh toán.

5. Hãy bao gồm một điều khoản cho những trường hợp không đạt được hiệu quả theo hợp đồng.

Đơn vị cung cấp dịch vụ yêu cầu hợp đồng bởi vì tất cả những chi phí trả trước họ đầu tư vào mối quan hệ - thế nhưng điều này không có nghĩa là họ sẽ luôn luôn thực hiện những yêu cầu được đưa ra. Hãy đảm bảo rằng hợp đồng cho phép bạn kết thúc những điều khoản nếu như đơn vị cung cấp không đáp ứng mức dịch vụ như mong đợi.

6. Bảo vệ doanh nghiệp khỏi những yếu tố bất khả kháng.

Bất cứ khi nào có thể, hãy thêm vào hợp đồng những điều khoản có thể bảo vệ công ty bạn khỏi yếu tố bất khả kháng, chiến tranh hoặc là những sự kiện khác. Hầu hết những khách hàng của bạn sẽ hiểu rằng dịch vụ sẽ bị hoãn lại nếu như có một cơn lốc xoáy cuốn qua nhà kho nhưng những người khác sẽ đưa ra những yêu cầu không hợp lý. Điều khoản dự phòng được bao gồm trong hợp đồng là một sự bảo vệ tốt cho doanh nghiệp của bạn.

7. Hãy đảm bảo rằng tất cả các mức giá đã được phác thảo.

Việc hiểu rõ được mô hình định giá là rất quan trọng. Không ai muốn có bất ngờ nào xảy ra khi mối quan hệ đang phát triển.

8. Chỉ định một người liên hệ.

Điều khoản nên liệt kê một người liên hệ ở cả hai phía để nhận tất cả những thư từ chính thức. Nếu như điều khoản cần được thay đổi hoặc rắc rối cần được giải quyết, cả hai phía phải biết được cần liên hệ ai.

9. Xử lý những phụ lục hợp đồng tách biệt với nhau.

Hãy đảm bảo rằng bất cứ ý kiến, điều chỉnh hoặc hợp nhất nào nằm bên ngoài điều khoản đều được xử lý bằng văn bản.

10. Yêu cầu các cuộc họp cải tiến quy trình.

Có một số đơn vị cung cấp hứa hẹn nhiều hơn là những gì họ thực hiện. Tiến hành những phần đánh giá theo quý của điều khoản để đảm bảo bên cung cấp sẽ thực hiện dịch vụ khách hàng.

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)